TÌM HIỂU CÁCH SẾP LÀM VIỆC VÀ ĐIỀU SẾP CẦN

Một báo cáo tốt không phải là báo cáo có nhiều trang nhất. Hãy tìm hiểu sếp cần quyết định điều gì, muốn nhận thông tin theo cách nào và có thể sẽ hỏi gì.

Trong buổi Star Workshop, tôi hỏi:

— Có ai từng gửi cho sếp một file thật đầy đủ, rồi sếp hỏi lại: “Em có bản tóm tắt không?”

Một bạn cười:

— Dạ có. Em gửi file, sếp xin bản in. Em in xong đem lên thì sếp hỏi: “Có bản tóm tắt không?” Lúc đó em chỉ thiếu mỗi bản viết bằng thơ nữa thôi ạ.

Cả phòng cười. Tôi kể các bạn nghe chuyện của Yến, một nhân viên mới được giao trình bày kế hoạch cho một chiến dịch sắp tới.

Yến chuẩn bị rất kỹ. Cô làm một bộ slide hơn mười lăm trang, có mục tiêu, lịch đăng bài, hình minh họa và số liệu dự kiến. Trước buổi họp, cô gửi file cho sếp qua email.

Đến giờ họp, sếp mở tập tài liệu đã in ra, vừa đọc vừa ghi chú bằng bút. Xem xong, sếp hỏi:

— Nếu chỉ chọn một việc để làm trước, em đề xuất việc gì? Chi phí dự kiến bao nhiêu? Có rủi ro nào mình cần chuẩn bị không?

Yến có tìm đủ thông tin, nhưng phải lật lại nhiều trang mới trả lời được. Sau buổi họp, cô nhận ra mình chưa biết sếp muốn xem kế hoạch theo cách nào.

Thay vì tự đoán, Yến hỏi sếp trước lần trình bày tiếp theo:

— Chị ơi, để em chuẩn bị gọn và đúng ý hơn, chị thích xem phần tóm tắt trước hay đi qua từng hạng mục ạ? Chị muốn nhận file hay bản in?

Sếp nói:

— Em gửi chị một trang tóm tắt trước nhé. Chị thích in ra để ghi chú. Em để số liệu chi tiết ở phần sau. Nhớ ghi rõ em đề xuất gì và cần chị quyết định việc nào.

Lần sau, Yến vẫn chuẩn bị đầy đủ, nhưng sắp xếp lại. Trang đầu có đề xuất, chi phí, thời hạn và điều cần sếp quyết định. Phần kế tiếp giải thích cách thực hiện. Bảng số liệu chi tiết được để phía sau để sếp xem khi cần.

Trong cuộc họp, sếp đọc nhanh trang đầu rồi hỏi:

— Nếu ngân sách giảm thì em sẽ điều chỉnh phần nào trước?

Yến đã nghĩ đến câu hỏi đó và chuẩn bị sẵn phương án. Cuộc trao đổi diễn ra dễ dàng hơn. Sếp hiểu đề xuất của cô, còn Yến biết chính xác mình cần làm gì tiếp theo.

Một bạn hỏi:

— Vậy mình phải làm theo đúng sở thích của từng sếp hả anh?

Tôi đáp:

— Mỗi người tiếp nhận thông tin khác nhau. Có người muốn xem số liệu thật kỹ, có người muốn nghe kết luận trước, có người thích ghi chú trên bản in. Mình không cần đoán. Hãy quan sát cách sếp đọc, những câu sếp hay hỏi, rồi hỏi thẳng nếu chưa rõ.

Trước khi chuẩn bị báo cáo hay đề xuất, Yến tập tự hỏi: Sếp cần quyết định điều gì? Sếp muốn xem thông tin theo cách nào? Sếp có thể sẽ hỏi gì?

Chuẩn bị tốt không có nghĩa là đưa sếp tất cả những gì mình tìm được. Đó là chọn và sắp xếp thông tin để sếp dễ hiểu, dễ cân nhắc và dễ quyết định.

STAR WORKSHOPS đưa những tình huống người trẻ thường gặp trong học tập, công việc và các mối quan hệ vào những cuộc trò chuyện nhiều góc nhìn. Cùng những người đi trước và bạn bè, các bạn có thể nhìn lại trải nghiệm, trao đổi cách ứng xử và tìm ra điều phù hợp với mình.

Du Học Tinh Tú – Hành trình để mỗi vì sao tỏa sáng và tiếp sức cho đồng đội.

Liên hệ tham gia STAR WORKSHOPS: 08.1222.9188 (Zalo)
Email: contact@duhoctinhtu.com / duhoctinhtu@gmail.com